Las herramientas digitales están revolucionando la forma en que las empresas automatizan sus procesos, permitiendo agilizar tareas repetitivas y enfocarse en actividades de mayor valor agregado. Existen diversas alternativas tecnológicas que las organizaciones pueden implementar dependiendo de sus necesidades específicas, pero todas comparten el objetivo común de hacer más eficientes los flujos de trabajo a través de la integración digital.
Dentro de las opciones más populares se encuentran las herramientas de procesamiento de documentos electrónicos o PDE. Estas soluciones automatizan el manejo de documentos escaneados u obtenidos digitalmente, aplicando inteligencia artificial para su clasificación, extracción de datos y envío a los sistemas administrativos correspondientes. Esto agiliza enormemente trámites como la recepción de facturas, órdenes de compra, formularios de clientes u otros.
Otra herramienta muy utilizada son los sistemas de gestión de tareas o workflow. Permiten modelar de forma visual y semiautomática la secuencia de pasos que involucra un proceso, asignando actividades a las personas indicadas según roles y plazos predefinidos. De esta forma se optimizan rutinas como pedidos, facturación, reclutamiento de personal u homologaciones.
También existen soluciones robóticas de proceso de negocio o RPA que usan software para automatizar tareas manuales repetitivas como la copia de datos entre aplicaciones. Esto agiliza enormemente trámites administrativos tediosos liberando a los empleados para tareas de mayor valor. Un área de gran potencial es la automatización del backoffice bancario y asegurador.
Finalmente, las plataformas de integración de aplicaciones o iPaaS son claves para conectar de forma digital los diferentes sistemas y datos de una organización. Permiten la gestión centralizada de flujos de trabajo automatizados que involucran múltiples sistemas legados.
Se puede considerar que herramientas como Make.com (ahora Adobe Workfront), IFTTT (If This Then That) o Zapier cumplen la función de plataformas iPaaS (Integration Platform as a Service) aunque ajustado a empresas pequeñas y medianas.
Sin embargo, para empresas grandes pueden ser más idóneas plataformas iPaaS enterprise como Dell Boomi, Informatica, Mulesoft u Oracle Fusion Apps brindan mayores capacidades como gobierno, seguridad, escalabilidad, performance, soporte a APIs y datos masivos.
El uso de éstas herramientas permite automatizar procesos y tareas de las empresas de distinto tamaño.
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